Analiza przedwdrożeniowa – na czym to polega?
Analiza przedwdrożeniowa – co to jest?
Bez analizy przedwdrożeniowej wręcz niemożliwe jest prawidłowe funkcjonowanie systemu informatycznego. Dlatego powinna być ona nieodłączną częścią działań związanych z wdrożeniem, dzięki czemu przedsiębiorstwo decydujące się na oprogramowanie otrzymuje system skrojony na miarę oczekiwań.
Analiza przedwdrożeniowa częścią wdrożenia.
Przeprowadzenie analizy pozwoli określić cele biznesowe, jakie zakłada firma. Jeśli cały etap przebiegnie sprawnie to w dużej mierze wdrożenie samego systemu jest już tylko formalnością. Niezależnie od tego czy Klient zdecyduje się wdrożyć tylko elektroniczny obieg dokumentów czy chce go zintegrować z systemem CRM lub Business Intelligence (BI). Tak samo wygląda to wybierając system ERP.
Warto wiedzieć, że zarówno analiza, jak i samo wdrożenie systemu informatycznego w firmie powinny przebiegać bez zakłóceń i przerw w jej działaniu. Dlatego tak ważna jest ścisła współpraca między pracownikami przedsiębiorstwa, a specjalistami którzy wdrażają oprogramowanie. Bowiem każde wprowadzenie zmian w analizie może wiązać się nie tylko z dodatkowymi kosztami, ale również wydłużeniem czasu pracy.
Analiza zapewnia również wdrożenie wyłącznie niezbędnych elementów systemu, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Zdarzają się sytuacje, w których Klienci decydują się na wdrożenie systemu bez analizy, co powoduje instalacje modułów nieadekwatnych do ich potrzeb.
Gwarancja funkcjonalności.
To właśnie analiza przedwdrożeniowa ma zagwarantować, że wprowadzone funkcjonalności w pełni zaspokoją oczekiwania firmy, a cena oprogramowania będzie niższa, bowiem przedsiębiorstwa zapłaci tylko za moduły, których używa, a nie za cały system. W trakcie analizy będzie można ustalić, jakim procesom w firmie wystarczą standardowe narzędzia i gdzie potrzebne będą dedykowane rozwiązania.
Kto powinien brać udział w analizie?
Po jednej stronie stołu pracownicy oraz zarząd firmy, po drugiej konsultanci wdrażający systemy informatyczne. To idealne połączenie i recepta na skuteczne wdrożenie oprogramowania. Przecież nikt nie zna firmy lepiej niż jej pracownicy, a konsultant spoglądając obiektywnie na procesy zachodzące w przedsiębiorstwie potrafi wdrożyć system odpowiadający jego specyfice.
Raport przedwdrożeniowy.
Należy pamiętać, że raport nigdy nie wygląda tak samo i różni się w zależności od specyfiki firmy czy branży. W raporcie znajduje się identyfikacja oraz opis wszelkich procesów biznesowych i ogólna charakterystyka firmy. Wszelkie szczegóły ustalane są klientem. Dokument zawiera też informacje o rekomendowanym zakresie wdrożenia, które zalecane jest w danym przedsiębiorstwie.
Stały kontakt z klientem.
Podczas wykonywania analizy przedwdrożeniowej konsultanci są w stałym kontakcie z zarządem danej firmy. Pozwala to na szybką reakcję w przypadku zmiany decyzji pod kątem funkcjonowania systemu na danym etapie. Analiza niweluje ryzyko popełnienia błędu i zapewnia zadowolenie z funkcjonowania oprogramowania w firmie.
Dzięki dobrej analizie przedwdrożeniowej można zoptymalizować procesy biznesowe, zaplanować w pełni wykorzystanie systemu oraz wyznaczyć metody realizacji strategii firmy i ustalić termin ukończenia wdrożenia.