Systemy ERP to rozwiązania z natury uniwersalne czyli takie które można dostosować do różnych branż i sposobów prowadzenia działalności. Jak coś jest uniwersalne nie może być najlepsze we wszystkich obszarach funkcjonalnych.
Standardowymi obszarami funkcjonalnymi jakie obejmuje system ERP są: zarządzanie finansami i księgowością, środkami trwałymi, sprzedażą, zakupami, gospodarką magazynową czy zarządzanie produkcją.
Poniżej przedstawiamy i opisujemy kolejne dwa mity jakie krążą w otoczeniu systemów ERP.
Mit nr 3 : Jeden system ERP powinien zaspokoić wszelkie potrzeby firmy
Dawno nieprawda. We współczesnym świecie biznesu przedsiębiorstwa potrzebują oprogramowania typu CRM, Business Intelligence lub specjalistycznych rozwiązań, które pomagają budować przewagę konkurencyjną. Mogą funkcjonować jako niezależne obiekty lub w integracji z systemem ERP. Prawdą jest natomiast to, że maksymalne możliwe zintegrowanie posiadanych systemów pozwala korzystać z efektu automatyzacji procesów i wykorzystywać potencjał ludzki do kreowania wartości.
Mit nr 4: Zmiana systemu powinna odbyć się na przełomie roku
Pomysł wydaje się być naturalny i uzasadniony. Zamykamy rok w starym systemie, robimy inwentaryzację i sprawozdania finansowe. Rozpoczynamy działanie w nowym środowisku informatycznym i nie zaglądamy już do starych programów.
Jednak taki plan często się nie sprawdza. W praktyce oznacza bowiem dokonanie bardzo dużej zmiany w newralgicznym okresie dla działu księgowości, który w tym samym czasie będzie w trakcie zamykania starego roku i stawiania pierwszych kroków z nowym narzędziem. Stres i nawał pracy zawsze mogą powodować błędy. Z perspektywy całej firmy natomiast start nowego systemu w pierwszym dniu roboczym stycznia oznacza, że największa intensywność działań tj. szkoleń i ostatecznych testów przypada na okres świąteczno-noworoczny, kiedy myśli krążą na zupełnie innej orbicie, a wiele osób planowało być na urlopie. Najlepszym rozwiązaniem jest dokonanie zmiany systemu w okresie pozasezonowym dla branży, w której działamy. Pracownicy mają wtedy więcej czasu, aby się przeszkolić i rozpocząć stąpanie po nowym gruncie w odrobinę zwolnionym tempie. Ryzyko potknięć jest znacznie mniejsze. Ważne jest tylko, żeby podstawowy okres rozliczeniowy czyli miesiąc lub kwartał nie był księgowany w dwóch rożnych systemach.