Controlling jako metoda efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem wywodzi się ze Stanów Zjednoczonych. Był on odpowiedzią na wielki kryzys lat 30, który raz na zawsze przewartościował wiele kwestii związanych z funkcjonowaniem firm. Na grunt europejski trafił po II Wojnie Światowej, zaś w Polsce przyjął się dopiero po ostatniej przemianie ustrojowej, przyniesiony przez oddziały światowych korporacji.
Aktualnie controlling wyznacza standard zarządzania nie tylko wielkich, ale również małych i średnich przedsiębiorstw. Co więcej, wiele firm nieświadomie korzysta z jego osiągnięć, podpatrując rozwiązania stosowane przez inne podmioty. Na czym jednak on polega i jakie wymierne korzyści przynosi firmom stosującym jego zasady?
Choć mogłoby się wydawać, że controlling to narzędzie służące jedynie dokładnej analizie finansów przedsiębiorstwa, tak naprawdę ma znacznie szersze zastosowanie. Stosuje się go w celu usprawnienia ogólnej pracy firmy, nie tylko w wymiarze kosztowym. Sprawozdania finansowe (dotyczące różnych dziedzin i zakresów analizowanych danych) są jednak jednym z podstawowych kryteriów oceny stosowanych w controllingu.
Dlaczego? Ponieważ należą do najskuteczniejszych sposobów mierzenia efektywności prowadzonych działań. Stanowią też doskonały punkt wyjścia przy ewaluacji wszystkich obszarów funkcjonowania firmy – między innymi pracy poszczególnych osób, rentowności działów, poziomu wykorzystania surowców i wielu innych dziedzin. Skutecznie wyszukują również miejsca występowania tzw. wąskich gardeł. Controlling pozwala spojrzeć na nie w biznesowym kontekście i wyciągnąć wnioski mające na celu usprawnienie działania organizacji, a co za tym idzie – również lepszą realizację założonych budżetów i wyników finansowych. Jest sposobem zarządzania zorientowanym na optymalizację efektywności firmy w każdym możliwym obszarze jej działalności.
Controlling to narzędzie, które zwyczajowo oddaje się w ręce kardy kierowniczej. Nie jest on jednak na stałe przypisany do określonego działu firmy. Stanowi tak naprawdę ponad funkcyjną pomoc, z której korzystać mogą również pracownicy z innych jednostek przedsiębiorstwa, uprawieni do wglądu w tego typu dane. W konsekwencji decentralizuje strukturę organizacji i pozwala na bardziej równomierne rozłożenie odpowiedzialności.
Dzięki stałemu dostępowi do wartościowych informacji biznesowych, kadry mają możliwość szybkiego reagowania na nieprawidłowości zachodzące w organizacji, dotyczące na przykład nieodpowiedniego wykorzystania środków budżetowych. Z drugiej strony controlling pozwala zaś na tworzenie i skuteczne egzekwowanie długofalowych strategii biznesowych, przy jednoczesnym wyczuleniu na zmiany i trendy rynkowe. Przygotowuje przedsiębiorstwo do funkcjonowania w dynamicznym i niezwykle konkurencyjnym środowisku. Pozwala także przeskoczyć barierę wzrostu, na którą wcześniej czy później napotyka każdy rozwijający się podmiot.
Choć korzyści wynikające z prowadzenia controllingu w firmie są niezaprzeczalne, wiele przedsiębiorstw odwleka decyzję o jego wdrożeniu. Zazwyczaj ich obawy są związane ze znaczącą zmianą sposobu pracy, która może doprowadzić do niezadowolenia pracowników. Kluczowe jest więc znalezienie odpowiedniego zespołu specjalistów, którzy zajmą się właściwym przeszkoleniem personelu i fachowo wytłumaczą sposób działania związanego z controllingiem oprogramowania. Metody przekazywania wiedzy oparte na wieloletnim doświadczeniu pozwolą pracownikom szybko oswoić się z nową sytuacją i skutecznie wdrożyć w nowy, efektywniejszy system pracy.